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Wofür der eHBA gebraucht wird
Pflegefachpersonen, Physio-, Ergo- und Logotherapeutinnen und -therapeuten, Hebammen, Notfallsanitäterinnen und Notfallsanitäter und weitere Gesundheitsfachberufe beantragen den elektronischen Heilberufsausweis online beim elektronischen Gesundheitsberuferegister (eGBR) in Münster; das kostet 40 Euro Verwaltungsgebühr plus den Preis des Kartenanbieters, und der Ausweis gilt grundsätzlich fünf Jahre.
Der elektronische Heilberufsausweis ist eine persönliche Chipkarte im Scheckkartenformat. Mit ihr weist du dich an einem Kartenlesegerät in der Telematikinfrastruktur (TI) als Angehörige oder Angehöriger eines Gesundheitsberufs aus. Außerdem kannst du damit Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur rechtssicher unterschreiben. Die gematik nennt als Beispiele eArztbriefe, E-Rezepte und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. E-Rezepte können Ärztinnen und Ärzte nur mit dem eigenen Heilberufsausweis signieren.
Neben dem persönlichen Ausweis gibt es die Institutionsidentität, also die SMC-B-Karte oder ihre kartenlose Variante SM-B. Mit ihr weist sich die Einrichtung, etwa ein Pflegedienst oder eine Physiotherapiepraxis, gegenüber der TI aus. Das eGBR erklärt den Zusammenhang so: Um die Institutionsidentität zu bekommen, muss der Einrichtung mindestens eine Person mit eHBA zugeordnet werden können. Ohne einen eHBA im Team gibt es also keinen TI-Zugang für die Einrichtung.
Warum das Thema für die Pflege dringend wurde
Nach § 341 Abs. 8 SGB V mussten ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen bis zum 1. Juli 2025 alle Voraussetzungen erfüllen, um auf die elektronische Patientenakte zuzugreifen und an die TI angeschlossen zu sein. Die gematik weist in ihren FAQ für die Pflege darauf hin, dass dafür zunächst eine Pflegefachperson pro Einrichtung einen eHBA braucht, damit die Einrichtung ihre SMC-B beantragen kann. Die Kosten werden laut gematik über TI-Pauschalen der Krankenkassen refinanziert.
Für dich als Pflegefachperson kann das eine neue Rolle bedeuten: Wer einen eHBA hat, kann die Person sein, die der Einrichtung für deren SMC-B zugeordnet wird. Frag deshalb vor der Beantragung, ob dein Arbeitgeber die Kosten übernimmt und ob die Refinanzierung über die Einrichtung läuft. Welche Rechte Pflegeeinrichtungen in der elektronischen Patientenakte haben, erklärt unser Beitrag ePA im Arbeitskontext.
Wer den Ausweis ausgibt
Wer den eHBA ausgibt, hängt vom Beruf ab. Nach § 340 SGB V bestimmen die Länder die zuständigen Stellen. Für die Gesundheitsfachberufe ohne eigene Kammer haben sie eine gemeinsame Stelle eingerichtet: das elektronische Gesundheitsberuferegister bei der Bezirksregierung Münster. Es ist bundesweit zuständig.
| Beruf | Ausgabestelle |
|---|---|
| Ärztinnen, Ärzte, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten | Jeweilige Kammer im Land |
| Apothekerinnen und Apotheker | Landesapothekerkammer |
| Pflegefachpersonen, Alten-, Gesundheits- und Kranken- sowie Kinderkrankenpflege | eGBR, Bezirksregierung Münster |
| Physiotherapie, Masseure und medizinische Bademeister, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Diätassistenz | eGBR, Bezirksregierung Münster |
| Hebammen, Notfallsanitäterinnen und Notfallsanitäter | eGBR, Bezirksregierung Münster |
| Apothekerassistenz und Pharmazieingenieure | gematik |
Quelle: eGBR, FAQ und Zuständigkeit, Bezirksregierung Münster, abgerufen am 27.09.2026; gematik, FAQ zum HBA.
Den Antrag können nach Angaben des eGBR nicht nur Selbstständige stellen, sondern auch Angestellte in Praxen, Pflegeeinrichtungen oder anderen Einrichtungen. Eine Ausnahme gilt für Sprach- und Ernährungstherapie: Dort erhalten nur Praxisinhaberinnen und -inhaber oder die fachliche Leitung einen eHBA. Das eGBR kündigt an, künftig weitere Gesundheitsfachberufe aufzunehmen. MFA und Pflegeassistenz stehen derzeit nicht auf der Liste.
Ärztinnen und Ärzte: Ausweis über die Kammer
Ärztinnen und Ärzte beantragen den eHBA nicht beim eGBR, sondern bei ihrer Landesärztekammer. Im vertragsärztlichen Bereich werden die Kosten laut gematik etwa zur Hälfte erstattet, mit 11,63 Euro je Quartal.
Ob angestellte Ärztinnen und Ärzte in der Klinik einen eigenen Ausweis brauchen, hängt nach den FAQ der gematik davon ab, ob sie in TI-Anwendungen qualifiziert elektronisch signieren, etwa E-Rezepte, eArztbriefe, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Notfalldatensätze. Wer das tut, braucht einen eigenen eHBA, denn die Signatur ist an die Person gebunden. Wenn du als Assistenzärztin oder Assistenzarzt in eine Klinik wechselst, lohnt es sich, früh zu fragen, ob der Ausweis vor dem ersten Dienst vorliegen sollte, denn die Lieferzeit beträgt einige Wochen. Wie die Weiterbildung und der Einstieg geplant werden, steht im Beitrag Facharztweiterbildung planen.
So läuft der Antrag beim eGBR
Das eGBR beschreibt den Ablauf so:
- Du meldest dich im NRW-Serviceportal mit deiner BundID an. Eine BundID mit Benutzername und Passwort reicht; du kannst sie dort selbst einrichten.
- Du lädst deine Berufserlaubnisurkunde digital hoch, etwa als Foto oder PDF, und wählst schon im Antrag einen Vertrauensdiensteanbieter aus.
- Das eGBR leitet den Antrag an die Stelle weiter, die deine Berufserlaubnis erteilt hat oder bestätigen kann.
- Nach erfolgreicher Prüfung bekommst du eine Vorgangsnummer.
- Mit der Vorgangsnummer bestellst du den Ausweis beim gewählten Anbieter. Das eGBR nennt D-Trust, Deutsche Telekom/T-Systems und medisign. Für die Bestellung ist eine Identifizierung nötig, laut gematik zum Beispiel per PostIdent; andere Verfahren erfragst du beim Anbieter.
Die Lieferzeit gibt die gematik mit derzeit drei bis fünf Wochen an. Der Ausweis hat zwei PINs, eine für die Signatur und eine für die Authentifizierung. Geht er verloren, lässt du ihn sofort beim Anbieter sperren und bestellst Ersatz.
Kosten, Gültigkeit und Folgeantrag
Für die Bearbeitung des Antrags erhebt das eGBR eine Verwaltungsgebühr von 40 Euro. Dazu kommt der Preis des Vertrauensdiensteanbieters für Produktion und Dienstleistung. Die aktuellen Preise stehen in den Preisinformationen der Anbieter, die das eGBR verlinkt. Für die Erstattung verweist das eGBR auf die Finanzierungsvereinbarungen des GKV-Spitzenverbands zum TI-Anschluss und auf dessen Antragsportal, über das Einrichtungen Finanzierungs- und Förderanträge stellen.
Der eHBA ist nach Angaben des eGBR grundsätzlich fünf Jahre gültig. Den Folgeantrag stellst du nicht erneut beim eGBR, sondern rechtzeitig direkt beim Vertrauensdiensteanbieter. Der Ausweis ist personenbezogen; er ist also an dich und nicht an eine Einrichtung gebunden. Ob dein neuer Arbeitgeber ihn für die TI braucht, ist eine gute Frage fürs Vorstellungsgespräch. Anregungen dafür gibt der Beitrag zum Vorstellungsgespräch im Gesundheitswesen.
Häufige Fragen
Wo beantrage ich als Pflegefachperson den eHBA?
Beim elektronischen Gesundheitsberuferegister (eGBR) der Bezirksregierung Münster, online über das NRW-Serviceportal. Das eGBR ist bundesweit zuständig.
Was kostet der eHBA?
Das eGBR erhebt 40 Euro Verwaltungsgebühr, dazu kommt der Preis des gewählten Vertrauensdiensteanbieters. Ob die Kosten erstattet werden, richtet sich nach den Finanzierungsvereinbarungen des GKV-Spitzenverbands und den Absprachen mit deinem Arbeitgeber.
Muss jede Pflegekraft einen eHBA haben?
Nein, für die SMC-B der Einrichtung braucht es laut gematik zunächst mindestens eine Person mit eHBA. Welche Beschäftigten darüber hinaus einen Ausweis brauchen, entscheidet die Einrichtung nach ihren Abläufen.
Wie lange ist der eHBA gültig?
Grundsätzlich fünf Jahre. Den Folgeantrag stellst du direkt beim Vertrauensdiensteanbieter.
Können auch MFA einen eHBA bekommen?
Nach der Liste des eGBR derzeit nicht. Das eGBR kündigt an, weitere Gesundheitsfachberufe aufzunehmen, und informiert auf seiner Internetseite, sobald das möglich ist.